Pusat Inkubasi Bisnis Desa (PINBID) sebagai lembaga baru di desa yang dibentuk untuk sebuah tujuan menyemai aktifitas bisnis di desa, dan PINBID sendiri digerakan oleh kumpulan warga desa yang tergabung dalam sebuah visi misi yang sama. Untuk menyelenggarakan dan menjalankan misi-misi dari PINBID tentu dibutuhkan satu system yang disebut manajemen dalam organisasi PINBID. Sehingga yang dicita-citakan dalam visi PINBID tersebut dapat dicapai.
Penguatan kapasitas pengurus PINBID ini telah berlangsung dari tanggal 4-7 Mei 2017 di Green Orry Inn, Tetebatu Selatan, dan difasilitasi oleh Bapak Sulistiyono. Masing-masing PINBID dari 12 desa program menghadirkan 2 orang wakilnya untuk mengikuti serangkaian kegiatan training tersebut. Selama proses pelatihan, peserta dituntut untuk berperan aktif sehingga materi-materi yang disajikan dapat diserap dengan lebih baik, yang kemudian mereka akan mengaplikasikan dan menularkan langsung pada PINBID dan pengurus-pengurus yang lain.
Materi-materi yang dibahas mulai dari mengenal apa itu organisasi, manajemen dan keuangan yang dibungkus secara komprehensif, dan disesuaikan dengan peran PINBID di desa. Seperti yang dimuat dalam ringkasan tentang manajemen organisasi di bawah ini :
Pengertian Organisasi
Kegiatan Pelatihan Manajemen Organisasi Modern
Organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan eksistensinya. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi waralaba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi pada laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang ada di dalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.
Pengertian Manajemen
Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
Secara spesifik ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen dalam organisasi, yaitu:
Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi;
Menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain;
Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.
Menurut Peter Drucker, efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar.
Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktifitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektifitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai.
Yang dimaksud dengan efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, biaya dan waktu yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan efektifitas adalah penyelesaian tugas-tugas untuk mecapai sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau melakukan pekerjaan yang benar.
Dan bekerja merupakan kegiatan yang menghasilkan nilai bagi orang lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan baik sehingga mampu memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri mengarahkan organisasi terhadap kebutuhan manajemen.
Apakah Manajemen itu?
Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang. Namun, secara umum dapat kita uraian bahwa manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan memanfaatkan sumber daya organisasi untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses fungsi-fungsi POACE (Planning, Organizing, Action, Controlling dan Evaluation).
Untuk melaksanakan fungsi formulasi dari manajemen tersebut, maka dibutuhkan seorang manajer. Sebuah pengamatan menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam keseluruhan fungsi manajemen.
“Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer yang mampu membuat suatu pekerjaan terselesaikan dan menjaga kinerja organisasi dengan baik.”
Peranan Manajer dalam Organisasi
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :
Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
Figur (Figurehead)
Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social, contoh: memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan surat resmi, dst.
Peranan Pimpinan (Leader)
Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh: melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.
Peranan Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh: membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar yang melibatkan pihak-pihak luar.
Peran informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.
Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan.
Penyebar (Disseminator)
Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh: Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.
Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh: menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.
Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.
Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha dll, contoh: rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.
Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)
Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh: mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.
Pengalokasi Sumberdaya (Resource Allocator)
Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien, contoh: penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh: berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.
Keterampilan Manajerial
Keterampilan atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut:
Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill), keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasif akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
Keterampilan Teknis (Technical Skill), keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.
Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill), kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.
Sebagai tambahan, keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut :
Keterampilan Motivasi (Motivation Skill), kemampuan untuk memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.
Keterampilan Teknologi Informasi (IT Skill), keterampilan yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan mengoperasikan komputer.
Dan berikut beberapa kompetensi personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial adalah sebagai berikut:
Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas;
Self-Objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis;
Analiytic Thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi;
Behavioral Flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan;
Oral Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara;
Written Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis;
Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang lain;
Resistances to Stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan;
Tolerance for Uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.
(Abed)
댓글